Διατάξεις Συνεδριακών Αιθουσών: Theatre, Classroom, U-Shape ή Boardroom;

Η επιλογή της κατάλληλης συνεδριακής αίθουσας δεν εξαρτάται μόνο από τον αριθμό των συμμετεχόντων. Η διάταξη της αίθουσας μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο οι συμμετέχοντες παρακολουθούν, επικοινωνούν, συνεργάζονται και αλληλεπιδρούν κατά τη διάρκεια μιας διοργάνωσης.

Μια παρουσίαση σε μεγάλο κοινό έχει διαφορετικές απαιτήσεις από ένα εκπαιδευτικό σεμινάριο ή μια συνάντηση στελεχών. Για αυτό, πριν επιλέξετε τη διάταξη, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος είναι ο βασικός στόχος της εκδήλωσης.

Οι πιο συνηθισμένες διατάξεις συνεδριακών αιθουσών είναι οι Theatre, Classroom, U-Shape και Boardroom. Καθεμία εξυπηρετεί διαφορετικό τύπο διοργάνωσης.

Theatre Style: για συνέδρια και παρουσιάσεις με μεγάλο κοινό

Στη διάταξη Theatre, τα καθίσματα τοποθετούνται σε σειρές με κατεύθυνση προς τη σκηνή, τον ομιλητή ή την κεντρική οθόνη.

Είναι μία από τις πιο αποτελεσματικές επιλογές όταν ο βασικός στόχος είναι η παρουσίαση περιεχομένου σε μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων.

Ταιριάζει ιδιαίτερα σε:

• συνέδρια και ημερίδες
• ομιλίες και keynote presentations
• εταιρικές παρουσιάσεις
• παρουσιάσεις προϊόντων
• τελετές και εταιρικές εκδηλώσεις

Το βασικό της πλεονέκτημα είναι ότι επιτρέπει τη μέγιστη αξιοποίηση της χωρητικότητας μιας αίθουσας, καθώς δεν απαιτούνται τραπέζια για κάθε συμμετέχοντα.

Παράλληλα, όλο το κοινό έχει κοινό σημείο εστίασης, κάτι που την καθιστά ιδιαίτερα λειτουργική για παρουσιάσεις με χρήση οθόνης, projection ή σκηνής.

Δεν είναι όμως η κατάλληλη επιλογή όταν η διοργάνωση απαιτεί συνεχή συνεργασία μεταξύ των συμμετεχόντων ή εκτεταμένη χρήση laptop και σημειώσεων.

Στο Epirus Palace, για παράδειγμα, η Fygos Hall μπορεί να φιλοξενήσει έως 800 συμμετέχοντες σε Theatre setup, γεγονός που δείχνει πόσο σημαντική είναι η διάταξη στη συνολική χωρητικότητα ενός χώρου.

Classroom Style: όταν οι συμμετέχοντες χρειάζεται να εργαστούν

Η διάταξη Classroom θυμίζει μία σύγχρονη αίθουσα εκπαίδευσης: οι συμμετέχοντες κάθονται σε σειρές πίσω από τραπέζια, με κατεύθυνση προς τον εισηγητή ή την οθόνη.

Είναι κατάλληλη όταν το κοινό δεν χρειάζεται απλώς να παρακολουθήσει, αλλά και να κρατήσει σημειώσεις, να χρησιμοποιήσει laptop ή να εργαστεί πάνω σε εκπαιδευτικό υλικό.

Αποτελεί καλή επιλογή για εκπαιδευτικά σεμινάρια, workshops, επαγγελματικά trainings, παρουσιάσεις μεγαλύτερης διάρκειας και εταιρικά meetings με έντονο εκπαιδευτικό χαρακτήρα.

Σε σχέση με το Theatre Style απαιτεί περισσότερο χώρο ανά συμμετέχοντα, επομένως η ίδια αίθουσα συνήθως φιλοξενεί μικρότερο αριθμό ατόμων.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι η Fygos Hall του Epirus Palace: από έως 800 συμμετέχοντες σε Theatre Style, η δυναμικότητα διαμορφώνεται στους 450 σε Classroom Style. Αντίστοιχα, η Lanassa Hall διαμορφώνεται για έως 470 άτομα σε Theatre και 250 σε Classroom.

Αυτός είναι και ένας από τους λόγους για τους οποίους η χωρητικότητα μιας συνεδριακής αίθουσας δεν πρέπει να εξετάζεται ανεξάρτητα από τη διάταξή της.

U-Shape: για workshops και συναντήσεις με αλληλεπίδραση

Στη διάταξη U-Shape, τα τραπέζια σχηματίζουν το γράμμα U, αφήνοντας έναν ανοιχτό χώρο στο κέντρο.

Η συγκεκριμένη διαμόρφωση επιτρέπει στους συμμετέχοντες να έχουν οπτική επαφή τόσο μεταξύ τους όσο και με τον παρουσιαστή.

Για αυτό είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική όταν η διοργάνωση βασίζεται στη συζήτηση, τη συμμετοχή και την ανταλλαγή απόψεων.

Είναι κατάλληλη για workshops, εκπαιδευτικά sessions, management meetings, παρουσιάσεις με συζήτηση, brainstorming sessions και μικρές έως μεσαίες επαγγελματικές συναντήσεις.

Σε αντίθεση με το Theatre ή το Classroom, εδώ ο παρουσιαστής δεν βρίσκεται απαραίτητα στο επίκεντρο καθ’ όλη τη διάρκεια της διοργάνωσης. Η ίδια η ομάδα αποτελεί μέρος της διαδικασίας.

Το μειονέκτημά της είναι ότι απαιτεί σημαντικά περισσότερο χώρο ανά συμμετέχοντα και για αυτό δεν αποτελεί συνήθως την καλύτερη λύση για μεγάλα συνέδρια.

Boardroom: για meetings όπου όλοι συμμετέχουν

Η διάταξη Boardroom βασίζεται σε ένα κεντρικό τραπέζι γύρω από το οποίο κάθονται όλοι οι συμμετέχοντες.

Είναι η κλασική επιλογή για συναντήσεις μικρότερων ομάδων όπου η επικοινωνία πρέπει να είναι άμεση και όλοι οι παρευρισκόμενοι συμμετέχουν ενεργά στη συζήτηση.

Είναι ιδανική για executive meetings, διοικητικά συμβούλια, στρατηγικές συναντήσεις, private business meetings, interviews ή συναντήσεις με πελάτες και συνεργάτες.

Το μεγάλο πλεονέκτημά της είναι η αμεσότητα στην επικοινωνία. Δεν δημιουργείται σαφής απόσταση μεταξύ ομιλητή και κοινού και όλοι μπορούν να συμμετέχουν στη συζήτηση.

Δεν ενδείκνυται, όμως, για μεγάλο αριθμό συμμετεχόντων. Όσο μεγαλώνει το τραπέζι και αυξάνονται οι θέσεις, τόσο δυσκολότερη γίνεται η επικοινωνία μεταξύ των ατόμων που βρίσκονται στις δύο άκρες του.

Για μικρότερες και περισσότερο focused συναντήσεις, ένας ειδικά διαμορφωμένος χώρος, όπως η Pelias Meeting Room του Epirus Palace, μπορεί να λειτουργήσει ως επιλογή για private meetings και στρατηγικές συσκέψεις.

Theatre, Classroom, U-Shape ή Boardroom: ποια διάταξη να επιλέξετε;

Δεν υπάρχει μία διάταξη που να είναι καλύτερη για κάθε εκδήλωση.

Ο αριθμός των συμμετεχόντων είναι σημαντικός, αλλά δεν πρέπει να αποτελεί το μοναδικό κριτήριο.

Για παράδειγμα, ένα meeting 30 ατόμων μπορεί τεχνικά να πραγματοποιηθεί σε μια πολύ μεγάλη συνεδριακή αίθουσα. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι ο συγκεκριμένος χώρος και η συγκεκριμένη διάταξη θα δημιουργήσουν την κατάλληλη ατμόσφαιρα για τη συνάντηση.

Αντίστοιχα, μια αίθουσα που χωρά 100 άτομα σε Theatre setup μπορεί να έχει σημαντικά μικρότερη χωρητικότητα όταν ζητηθεί U-Shape.

Τι πρέπει να γνωρίζετε πριν επιλέξετε τη διάταξη

Πριν οριστικοποιηθεί το setup μιας συνεδριακής αίθουσας, πρέπει να εξεταστεί συνολικά ο τρόπος με τον οποίο θα πραγματοποιηθεί η διοργάνωση.

Πόσοι συμμετέχοντες αναμένονται; Θα υπάρχει ένας κεντρικός ομιλητής ή συζήτηση μεταξύ των συμμετεχόντων; Χρειάζονται τραπέζια και laptops; Θα χρησιμοποιηθεί projector ή μεγάλη οθόνη; Θα υπάρχουν διαφορετικοί ομιλητές, panel discussions ή workshops; Χρειάζεται χώρος για registration, coffee breaks ή παράλληλες δραστηριότητες;

Ακόμη και η διάρκεια της εκδήλωσης μπορεί να επηρεάσει την επιλογή. Ένα σύντομο corporate presentation δύο ωρών έχει διαφορετικές ανάγκες από ένα ολοήμερο εκπαιδευτικό σεμινάριο.

Για αυτό, η σωστή επιλογή δεν ξεκινά από το «πόσα άτομα χωρά η αίθουσα», αλλά από το τι θέλουμε να συμβεί μέσα σε αυτήν.

Η κατάλληλη αίθουσα για κάθε διοργάνωση

Η ευελιξία ενός συνεδριακού χώρου γίνεται ιδιαίτερα σημαντική όταν η ίδια διοργάνωση περιλαμβάνει διαφορετικές δραστηριότητες: μία κεντρική παρουσίαση, μικρότερα workshops, executive meetings ή παράλληλα sessions.

Το Epirus Palace διαθέτει συνεδριακούς χώρους διαφορετικής χωρητικότητας και δυνατότητας διαμόρφωσης, από meeting rooms για μικρές επαγγελματικές συναντήσεις έως μεγάλες αίθουσες για συνέδρια και εταιρικές εκδηλώσεις εκατοντάδων συμμετεχόντων.

Η επιλογή επομένως μπορεί να γίνει όχι μόνο με βάση τον αριθμό των καλεσμένων, αλλά και με βάση τον χαρακτήρα, τη ροή και τους πραγματικούς στόχους της εκδήλωσης.

Σχεδιάζετε συνέδριο ή εταιρική εκδήλωση στα Ιωάννινα;

Ανακαλύψτε τις συνεδριακές αίθουσες του Epirus Palace στα Ιωάννινα και δείτε τις διαθέσιμες επιλογές χωρητικότητας και διαμόρφωσης για τη δική σας διοργάνωση.